Tedarikçi faturasını stoğa nasıl işlersiniz?

Sabah teslimat. Toptancı yağ kolisini mutfak kapısına bırakır, irsaliyeyi tezgâha koyar. Biri kâğıdı telefonla çeker, “girdim” deyip tencerenin başına döner. Akşam sayım 6 kutu eksi çıkar. Rafta koli durur. Panelde stok hâlâ dündür. Sorun fotoğrafın “yanlış okuması” değildi. Sorun, çekilen şeyin henüz stok girişi olmamasıydı.

Bu yazı tarama özelliğinin reklamı değil. Kâğıdı alış faturasına ve depoya taşırken nerenin otomatik olduğunu, nerenin sizin işiniz olduğunu anlatır. Tarama klavyeyi kısaltır. Mal kabulü kapatmaz. Aynı kopukluk menüde de vardır: kâğıdı çekmek kasa listesini açmaz — /blog/basili-menuyu-cekmek-kasa-menusunu-acmaz.

Rafta koli varken stok neden sıfır kalır

Teslimatta üç şey aynı koliye bakar ama aynı işi yapmaz. Kâğıt (irsaliye veya fatura) şoförün elindeki belgedir. Alış faturası, sizin tedarikçiye borç yazdığınız kayıttır: hangi ürün, kaç birim, hangi KDV, hangi cari. Depo girişi ise raftaki miktarın artmasıdır. Üçünü “girdim” diye tek cümlede bitirmek, akşam sayımını bozar. Kâğıt çekilmiş, belge taslakta kalmış, depo hiç artmamış olabilir. Tersi de olur: e-fatura zaten gelmiştir, fotoğraftan bir kayıt daha yazılır; rafta bir koli, defterde iki giriş durur.

Fotoğraf tarama ne işe yarar

İyi bir tarama kâğıttaki ürün adını, miktarı, birim fiyatı ve çoğu zaman tedarikçi unvanını okur. On satırlık bir faturayı klavyeye yazmak teslimatın ortasında işi durdurur. Fotoğraf bunu dakikalara indirir — bu gerçek bir kazançtır. Okunan şey henüz stok değildir: taslaktır. Miktar koli yerine adet yazılmış, tedarikçi adı karttaki isimle eşleşmemiş, KDV dahil fiyat hariç sanılmış olabilir. Taslağı olduğu gibi kaydetmek, şoförün kâğıdını depo kartına yapıştırmaktır.

Kameranın bilemeyeceği şeyler

Kâğıtta “yağ 6 koli” yazar. Mutfak litre döker. Taslak “6 adet yağ” derse kart adet tutar, aşçı litre bekler. Pazartesi sayımı o yüzden tutmaz; birim yalanının ayrıntısı /blog/dogru-stok-takibi-nasil-yapilir yazısındadır. Tedarikçi kâğıtta “Anadolu Gıda Paz.”dır, sizin kartınız “Anadolu Gıda”dır. Eşleşmezse ikinci tedarikçi doğar, borç ikiye bölünür. KDV dahil birim fiyatı hariç sanmak satır tutarını şişirir. Fotoğraf okur. Birim, cari ve KDV’yi siz kilitlemezseniz okunan şey rafta duran şey değildir.

• İrsaliye teslimatı gösterir; yasal alış faturası ayrı belgedir. İkisini aynı koliye iki kez yazmayın.
• Aynı fatura numarası ikinci kez işlenmez. Biri e-fatura, biri fotoğrafsa birini iptal edin.
• Kaydetmek stok artırmaz. Artış, depoya işlemek veya mal kabulü onaylamaktır. Taslak rafa kutu koymaz.

e-Fatura zaten geldiyse fotoğrafı ikinci kez işlemeyin

Birçok teslimatta kâğıt ve e-fatura aynı alışın iki yüzüdür. e-Fatura panele düşmüşken kâğıdı bir de fotoğraftan işlemek, aynı koliyi iki kez artırır. Akşam sayım fazla çıkar; ilk şüphe yine hırsızlık değildir. Doğru sıra: e-fatura varsa onu kullanın. Yoksa fotoğraftan taslak açın, kontrol edin, kaydedin, depoya işleyin. İkisi birden değil.

Stok ancak depoya işlemeden sonra artar

Restroid’te fatura fotoğrafı önce alış faturası taslağı basar. Bu kasıtlıdır: okunan her satır hemen stoğa yazılmasın diye. Siz birimi düzeltirsiniz, tedarikçiyi mevcut karta bağlarsınız, KDV’yi kâğıtla karşılaştırırsınız, aynı faturanın ikinci kez gelmediğini görürsünüz, kaydeder, sonra depoya işlersiniz. Depoya işlemeden “mal girdi” demek, koliyi rafa koyup defteri boş bırakmaktır. Raf misafire ve aşçıya yeter. Sayım, stok kartından yürür.

Sayım eksi ise önce taslağa bakın

Beklenen miktar ile raf tutmuyorsa ilk şüphe hırsızlık değil, çekilip bırakılmış kâğıttır. /blog/stok-sayiminda-beklenen-ile-raf-neden-tutmaz yazısındaki “alış faturası içeri alınmadan koli rafa kondu” cümlesi tam burada durur. Aynı teslimatı bir de depo girişinden elle yazmak ikinci artıştır. Çekmek bitirmek değildir.

Teslimattan sonra dört kontrol

• Kâğıdı net çekin. Gölge ve buruşuk termal satır atlatır. “Satır bulundu” kutlama değil, kontrol listesidir.
• Taslakta birimi koli / litre / adet olarak kilitleyin. Tedarikçiyi yeni cari açmadan mevcut karta bağlayın.
• Aynı fatura numarası e-faturada duruyor mu bakın. Duruyorsa fotoğrafı ikinci kayıt yapmayın.
• Kaydedin, depoya işleyin. Sonra stok kartında o ürünün miktarının arttığını görün. Artmadıysa iş bitmemiştir.

Fatura fotoğrafı klavyeyi kısaltır. Kontrol edilmemiş taslak, elle yazılmış faturadan daha tehlikelidir çünkü herkes işin bittiğini sanır. Raf, alış faturası ve stok kartı aynı koliyi gösteriyorsa mal girmiştir. Değilse henüz fotoğraf çekmişsinizdir.